IT projektien laajuuden hallinta

IT teknologiaa on kaikkialla ja se tarjoaa lukemattomia mahdollisuuksia. Koska IT on kaikkialla se on myös suhteellisen halpaa. Vaikka se on niin yleistä ja halpaa, niin yritykset usein kamppailevat IT kehitysprojektiensa kustannusten ja aikataulujen kanssa. Monesti syynä on Laajuuden hallinta, Scope management. Strategiseen laajuuden hallintaan panostamalla projektien kokoa ja kustannuksia saadaan usein pienennettyä reilusti ilma että niiden hyöty juurikaan vähenee... Maailman laajuus, the globe scope IT’n tarjoamat mahdollisuudet ovat paljon suuremmat kuin yritysten todellinen tarve ja kyky hyödyntää niitä. Tässä lukemattomien mahdollisuuksien maailmassa yrityksen on tehtävä valintoja: kuinka paljon ja minkätasoisia sovelluksia se oikeasti tarvitsee toimintansa tueksi. Näitä valintoja voidaan tehdä etukäteen hallitusti tai kehitysprojektin ollessa meneillään hallitsemattomasti. Jos mitään etukäteisvalintoja ja rajoituksia ei tehdä, kehitysprojektit aloitetaan maailman laajuudella, globe scope, jossa kaikki on avoinna ja mahdollista. Niiden mahdollisuudet onnistua ja varsinkin olla tuottavia ovat minimaaliset. Projekteista tulee useimmiten kalliita ja pitkäkestoisia. Vaarana on myös, että yrityksen eri kehitysprojektit eivät huomioi ja tue toisiaan vaan tuloksena on sekalainen kokoelma sovelluksia joiden integrointi ja ylläpito on haastavaa. Maailman laajuudesta aloitetut projektit ovat mielenkiintoisia ja innostavia, mutta vaikeasti hallittavia ja siksi kalliita. Jos yrityksesi kaipaa seikkailua ja jos matka on tärkeämpi kuin päämäärä niin aloita projekti maailman laajuudella, anna kehittäjien ja loppukäyttäjien viedä ja nauti matkasta joka jatkuu ja jatkuu. Parempi kuitenkin on antaa monien kilpailijoiden tehdä niin ja jatkaa laajuuden hallinnan seuraavalle tasolle. Strateginen johtaminen pohjana Lean Six Sigma ja vastaavat menetelmät ovat parantaneet useiden menestyvien yritysten tehokkuutta ja kannattavuutta. Lean on suosittu aihe nykyään myös IT kehityksessä. Toyota on Leanin kehittäjä ja edelläkävijä. Mutta ennen kuin Lean oli hyödyllinen Toyotalle, sen oli pitänyt tehdä muita tärkeitä valintoja. Se valmisti sen kokoisia, laatuisia ja hintaisia autoja joita suuret joukot ihmisiä halusivat ostaa. Jos se olisi tehnyt väärän valinnan tuotteidensa suhteen, se toki valmistaisi autoja erittäin tehokkaasti mutta turhaan. Tämä panostus oikean sisällön ja laajuuden määrittämiseen helposti unohtuu IT kehitysprojekteissa, ja huomio on tehokkaassa Lean tekemisessä. Tehokkaan ja ketterän projektinhallinan lisäksi yrityksen täytyy tunnistaa mitä se oikeasti tarvitsee. IT kehitysprojektien onnistuminen ja hyödyllisyys määritellään pääosin ennen kuin projektia varsinaisesti aloitetaan, seuraavaksi kuvatuilla laajuuden hallinnan tasoilla. Yrityksen strategia Laajuuden hallinta alkaa yrityksen strategiasta. Siinä määritellään mahdollisimman selkeästi yrityksen visio, missio ja tavoitteet. Useimmiten keskimääräisen yrityksen strategiassa ei mainita IT’tä ollenkaan. ‘Haluamme olla Euroopan johtava tuotteiden Z valmistaja’ IT Strategia Yrityksen strategiaan perustuen, IT strategia määrittelee millaisia ja minkätasoisia sovelluksia yritys tarvitsee saavuttaakseen strategiset tavoitteensa. Se ei ole tarkoitettu vain IT experttien luettavaksi vaan se on yrityksen strategiaan ja muiden tukipalvelujen strategioihin saumattomasti liittyvä dokumentti. Siinä tehdään sovellus- ja teknologia valintoja, jotka parhaiten tukevat yrityksen toimintaa. Valittua huonompi ei ole tarpeeksi hyvä ja valittua parempi olisi tuhlausta. ‘Tarvitsemme X kokoelman Y tasoisia sovelluksia, jotta yritys voi olla Euroopan johtava Z tuotteiden valmistaja.’ IT kehityssalkun hallinta Yrityksen strategiaan ja IT strategiaan perustuva IT kehityssalkun hallinta vastaa siitä, että IT kehitysprojektit vievät yritystä kohti sen tavoitettaan. Tarkoitus ei ole kuluttaa alan keskiarvon mukaista kehitysbudjettia vaan saada kehitysprojektisalkku tuottamaan. Salkku sisältää optimaalisen kokoelman kehitysprojekteja jotka yhdessä tukevat yrityksen strategisia tavoitteita. Salkkussa ei ole projektikasaa tai -listaa vaan hallittu, harkitusti valittu -kokoelma. Projektien valinta ei perustu niiden keskinäiseen vertailuun vaan strategisiin tavoitteisiin. Lean Six Sigma työkalut ovat tehokkaita kehitysprojektisalkun hallinnassa. Toivelaajuus / tuskalaajuus , the hope scope / mean scope Edelläkuvatut kolme laajuuden hallinnan tasoa ovat perustana onnistuneille IT kehitysprojekteille. Niiden pohjalta tiedetään minkä kaltaisia ja minkä tasoisia sovelluksia  yrityksen tulee hankkia ja kehittää. Maailman laajuus on rajoitettu yrityksen strategioiden perusteella toivelaajuuteen. Seuraavaksi voidaan aloittaa harkiten valittu IT kehitysprojekti. Kun IT projektin suunnittelu on päätetty aloittaa, kerätään osapuolien edustajilta niin sanotut vaatimusmäärittelyt. Joskus  tekeminen aloitetaan jo niiden pohjalta. Kyse on kuitenkin vielä toiveista enemmän kuin vaatimuksista, vaikka ne onkin kerätty loppukäyttäjiltä ja asiantuntijoilta. On kuitenkin jo päästy maailman laajuudesta toivelaajuuteen. Siinä sekoittuvat tarpeet, toiveet ja mahdollisuudet. Toivelaajuutta voi kutsua myös tuskalaajuudeksi riippuen yrityksen kypsyystasosta. Tuskassa tiedetään osan toiveista olevan turhia mutta ei tiedetä mikä osa. Yrityksesi voisi aloittaa IT kehitysprojektin tällä toivelaajudella, mutta sen mahdollisuudet onnistua ja olla hyödyllinen ovat vielä kovin rajalliset. Parempi antaa kilpailijoiden aloittaa toivelaajuusprojektit ja jatkaa seuraavaan laajuuden hallinnan vaiheeseen. Asiantuntijalaajuus, the expert scope IT projektin onnistumisen ja hyödyllisyyden mahdollisuudet paranevat huomattavasti, kun päästään maailman laajuudesta toivelaajuuteen. IT sovellukset, teknologiat ja palvelutaso on päätetty ja viestitetty yrityksessä. Projektipäälliköillä ja projekteilla ei ole laajuus-, taso- tai sisältökilpailuja koska kaikilla on samat mahdollisuudet ja rajoitukset. Toivelaajuudessa on kuitenkin usein paljon turhaa joka asiantuntijoiden avulla voidaan karsia jotta saadaan selkeä kuva siitä mitä oikeasti pyydetään. Kalanruoto -diagrammi on hyvä tapa ryhmitellä ja visualisoida toiveita. Sen avulla ristiriitaiset ja päällekkäiset toivomukset on helppo karsia tässä vaiheessa asiantuntijoiden toimesta. Tuloksena toivelaajuudesta päästää asiantuntijalaajuuteen. Usein jopa 40% toiveista saadaan karsittua tässä vaiheessa ilman että projektin hyöty juurikaan vähenee. Projektin voisi nyt aloittaa asiantuntija-laajuudella ja onnistua siinä paremmin kuin monet muut. Mutta annetaan harvojen kilpailijoiden tehdä se ja jatketaan seuraavaan laajuuden hallinnan vaiheeseen. Analysoitu laajuus Aikaisemmissa vaiheissa sidosryhmien edustajat ja asiantuntijat esittivät toiveita ja arviovat niitä. Suoran arvioinnin sijaan luotettavampi tapa on käyttää kaksitasoista arviointia. Sisältötoiveita ei arvioida yksitellen ja keskenään vaan projektin tavoitteita vasten. Yritysjohto määrittelee nämä tavoitteet. Asiantuntijat suorittavat arvioinnin. Tätä varten on hyvä rajata projekti selkeästi ja tehdä siihen liittyvä liiketoimintaprosessikaavio. Kalanruotoa, prosessikaaviota, asetettuja tavoitteita ja esitettyjä toiveita käytetään lähdetietona XY - matriisiin. Siinä Xt ovat esitettyjä toiveita ja Yt määriteltyjä tavoitteita. Asiantuntijat arvioivat jokaisen Yn vaikutusta jokaiseen Xään. Tuloksena saadaan jokaiselle toiveelle prioriteettiluku, joka erottaa jyvät akanoista. Usein pieni osa toiveista saa suuren prioriteettiluvun, ja suuri osa huomataan merkitykseltään mitättömiksi. Kun esitetyt toiveet on laitettu prosessikaavioon ja arvioitu projektin tavoitteita vasten päästään asiantuntijalaajuudesta analysoituun laajuuteen. Kun sidosryhmät kytketään läheisesti arviointiprosessiin niin että he tietävät miten tulokseen on päästy ja merkittävä osa muutoksenhallintaa ja hyväksyntää hoidetaan samalla. Kehitysprojekti voidaan nyt aloittaa analysoidulla laajuudella ja olla melko varmoja siitä että projektin hyötysuhde on erittäin korkea ja että se onnistuu asiallisella projektinhallinnalla. Projektin laajuus on usein karsittu murto-osaan toivelaajuuteen verrattuna ilman että sen hyöty on juurikaan laskenut. Kilpailijoista tuskin kovin montaa on päässyt tähän vaiheeseen. Yrityksesi voi kuitenkin vielä jatkaa seuraan vaiheeseen. Tarve laajuus - The Lean Scope Seuraavana vaiheena on simuloida ja testata kaavailtu IT järjestelmä ja siihen liittyvä prosessi etukäteen.  Aikaisemmin luotu prosessikaavio ja jäljellä olevat toiveet, joita nyt voi jo kutsua tarpeiksi, ovat lähtökohtana tähän. Testitapaukset suunnitellaan käyttäen ortogonaali matriisia ja niiden analysointiin käytetään tilastomatematiikkaa. Esimerkiksi L8 matriisilla voidaan suunnitella koe, jonka avulla 8 testillä voidaan testata 128 tapausta. Tuloksena  saadaan erotettua kultajyvät jyvistä ja usein opitaan myös itse liiketoimintaprosessista paljon. On jopa mahdollista, että IT kehitysprojekti havaitaan turhaksi, ellei ensin tehdä muutoksia tai standardointia liiketoimintaprosessiin. Nyt on päästy todelliseen tarvelajuuteen ja voidaan olla erittäin varmoja, että kehitysprojekti onnistuu ja siinä on hyvä hyötysuhde. Mitä tahansa soveltuvaa projektinhallintamenetelmää, vesiputousta, ketterää, jne. voidaan nyt käyttää projektin toteutusvaiheessa kunhan se hoidetaan hallitusti. Kevyillä IT kehitysprojekteilla hyvä hyötysuhde Edelläkuvattuja menetelmiä hyödyntämällä on mahdollista pienentää IT kehitysprojektin laajuutta huomattavasti ilman että sen arvo juurikaan kärsii. Usein projektit saadaan pienennettyä murto-osaa verrattuna siihen että toteutukseen lähdetään suoraan vaatimusmäärittelyjen keräämisen jälkeen. Vaikutus projektisalkkuun on myös huikea, jos sekä projektien valinta että niiden laajuuden hallintaan kiinnitetään huomiota ja käytetään esimerkiksi Lean Six Sigmaan perustuvia menetelmiä. Salkulle voidaan laskea tuotto ja IT’n arvo ja arvostus kasvaa. Lisäksi voidaan aidosti keskittyä koko liiketoimintaprosessin tukemiseen siilomaisten ohjelmien ja yksittäisten sankariprojektien sijaan. Palvelumme asiaan liittyen ARITO-TSM Parannusprojektit, joko suunnitteluvaiheen tueksi tai koko projektin läpivientiin Lean IT projektin laajuuden hallinta -kurssi ja konsultointi Projekti ja sen toimintaympäristö -kurssi kertoo miten osapuolien suhtautuminen projektiin vaikuttaa sen toteutukseen
ARITO-TSM
Etusivu Koulutus Konsultointi Lisäresurssit Lean Scope Kehitysprojektit Tutkimus Yhteystiedot
LEAN SCOPE MANAGEMENT

tietoa tukemaan taitoa

FI

EN

Asiakasorganisaatio / Linjaorganisaatio
Teknologian tarjoamat mahdollisuudet,  ihmisten toiveet ja odotukset Maailman Laajuus (globe scope)
  Toivelaajuus (hope scope)
Projektin Tulokset
Tämän projektin  tuloksien hyödyntäminen
Projektin tarvelaajuuden hallitseva Toteutusvaihe
Projektisalkun hallinta IT, T&K... strategiat Yrityksen strategia
Projektin tarvelaajuuden määrittelevä Suunnitteluvaihe
Projektin strateginen suunnittelu ja hallinta
Projektin toimintaympäristön hallinta
Tunnistettu parannustarve tai mahdollisuus > Kehitysprojekti
Entistä kannattavampi liiketoiminta
Tarvelaajuus (lean scope)
Lean Scope